Att sluta skjuta upp saker
att skjuta upp arbetsuppgifter till sista minuten, kan vara ett stort problem i
både din karriär och i ditt privatliv. Biverkningar inkluderar missade
möjligheter, överdrivna arbetstider, stress, överväldigande, bitterhet och
skuld. Denna artikel kommer att undersöka de bakomliggande orsakerna till
förhalning och ge dig flera praktiska verktyg för att övervinna den.
Beteendemönstret att förhala kan utlösas på många olika sätt, så du kommer inte alltid att förhala saker och ting av samma skäl. Ibland kommer du att skjuta upp saker eftersom du åtagit dig allt för mycket, och förhalning blir då ett sätt att fly undan dina åtaganden. Andra gånger kan du känna dig trött och lat och bara ha svårt att komma igång.
Låt oss nu ta itu med dessa orsaker till förhalning och resonera kring intelligenta sätt att bemöta dem.
1. Stress
När du känner dig stressad, orolig eller ängslig är det svårt att arbeta produktivt. I vissa situationer kan förhalning fungera som en överlevnadsmekanism för att hålla din stress under kontroll. En klok lösning är att minska mängden stress i ditt liv och göra det möjligt att ägna mer tid åt att arbeta för att du vill, inte för att du måste. Ett av de enklaste sätten att minska stress är att avsätta mer tid för det du tycker är roligt.
I sin bok “The Now Habit”, föreslår Dr Neil Fiore att avsättande av tid för roliga aktiviteter kan vara ett effektivt sätt att övervinna förhalning. Avsätt varje vecka tid för familjen, underhållning, motion, sociala aktiviteter och personliga fritidsintressen. Schemalägg sedan dina arbetstimmar utifrån den tid som är kvar. Detta kan minska lusten att förhala eftersom din arbetstid inte inkräktar på din fritid, d.v.s. du behöver inte skjuta upp arbetet för att kunna koppla av och njuta av livet. Jag vill dock varna för att överanvända denna strategi eftersom ditt arbete i normala fall bör vara tillräckligt roligt för att du skall motiveras av det. Om du inte är inspirerad av ditt dagliga arbete, erkänn att du gjort ett misstag med ditt val av karriär och sök i stället en ny riktning som att inspirerar dig.
Benjamin Franklin påstod att den optimala strategin för hög produktivitet är att dela in dina dagar i en tredjedel arbete, en tredjedel ”lek”, och en tredjedel vila. Detta är ytterligare ett förslag med syftet att garantera din fritid. Se din arbetstid och din tid för lek som lika viktigt så den ena inte inkräktar på den andra.
Jag är mest produktiv när jag tar riklig med tid för lek. Det hjälper mig att bli av med stress och att njuta mer av livet. Mitt arbetsliv är bättre när jag är gladare. Jag skapar också en avslappnad kontorsmiljö som minskar stressnivån, och jag lyssnar ofta på avkopplande musik medan jag arbetar. Trots all teknisk utrustning inger mitt kontor en avslappnad känsla. Eftersom jag tycker om att vara där kan jag jobba en hel dag utan att känna mig alltför stressad, även när jag har mycket att göra.
2. Överväldigande
Ibland kan du ha fler saker på din att göra-lista än vad du rimligtvis kan slutföra. Detta kan snabbt leda till att du blir överväldigad, och ironiskt nog kan du vara som mest benägen att förhala när du har minst råd med det. Se det som att din hjärna vägrar att samarbeta med ett schema som den vet är orimligt. I detta fall behöver du sluta upp med det du gör, omvärdera dina prioriteringar och om möjligt förenkla eller dela upp arbetsuppgifterna.
Olika alternativ för att minska din arbetsbörda kan vara eliminering, delegering och förhandling.
Först går du igenom dina uppgifter och skär ned dem så mycket du kan. Avlägsna allt som inte verkligen är viktigt. Detta borde vara en självklart, men det är otroligt hur dåligt folk faktiskt genomföra det. Folk skär ned på saker som motion samtidigt som de lämnar gott om tid för att se på TV, trots att motion stärker dem och TV dränerar dem. När du skär ned på dina uppgifter, var ärlig mot dig själv och ta bort de minst viktiga uppgifterna först, och behåll dem som ger störst värde.
Steg två är att delegera uppgifter till andra i den mån det är möjligt. Be om extra hjälp om det behövs.
Tredje steget är att förhandla med andra för att frigöra mer tid för det verkligen är viktigt. Om du råkar ha ett jobb som överbelastar dig och innebär mer arbete än vad du tycker är rimligt är det upp till dig att avgöra om det är värt att fortsätta eller om du bör förändra din situation. Personligen skulle jag inte tolerera ett jobb som drev mig till att överanstränga mig till den grad att jag kände mig överväldigad. Det är kontraproduktivt för både arbetsgivaren och arbetstagaren.
Var medveten om att många toppresterande inom olika områden tenderar att ta mer semester och arbeta kortare tid än arbetsnarkomaner. Toppartister får mer gjort på kortare tid genom att hålla sig friska, avslappnade och kreativa. Genom att behandla din arbetstid som en knapp resurs snarare än ett okontrollerbart monster, som kan sluka alla andra områden i ditt liv, kommer du att vara mer balanserad, fokuserad och effektiv.
Den optimala arbetsveckan för de flesta människor tycks vara 40-45 timmar. Längre arbetstider än så kan ha en så pass negativ effekt på produktiviteten och motivationen att det i själva verket blir mindre verkligt arbete gjort.
För många år sedan genomförde jag ett enkelt experiment för att avgöra hur effektivt jag jobbade. Jag mätte min verkningsgrad i antalet timmar jag tillbringade med viktigt arbete dividerat med antalet timmar jag tillbringade i mitt kontor varje vecka. Första gången jag gjorde det blev jag chockad över upptäckten att jag bara fick 15 timmars verkligt utfört arbete efter att ha tillbringat 60 timmar i mitt kontor. Det är en verkningsgrad på 25%. Under de följande veckorna ökade jag min produktivitet dramatiskt samtidigt som jag tillbringade betydligt färre timmar på mitt kontor. Genom att begränsa mina arbetstider fick jag faktiskt mer gjort. Jag vet nu att det kan vara ett stort misstag att arbeta långa timmar. Testa gärna detta koncept själv!
3. Lättja
Ofta förhalar vi eftersom vi känner oss för fysiskt och / eller mentalt dränerade för att arbeta. När vi faller in i detta mönster är det lätt att fastna. När du känner dig lat kan även enkla uppgifter tyckas innebära för mycket arbete eftersom din energinivå är alltför låg jämfört med den energi som krävs för att lösa uppgiften. Om du tycker att uppgiften är alltför svårt eller tråkig kommer du förhala för att spara energi. Ju längre du gör det, desto mer kommer din beslutsamhet att försvagas, och din vana att förhala kan starta en nedåtgående spiral mot depression. Det är viktigt att störa detta mönster så fort du blir medveten om det.
Lösningen kan vara enkel: Rör på dig! Motion hjälper till att höja dina energinivåer. När din energi är hög kommer uppgifter att verkar lättare, och du kommer att bli mer benägen att vidta åtgärder. En vältränad person kan åstadkomma mer än en otränad person.
När jag tränar regelbundet förblir min ämnesomsättning hög hela dagen. Jag förhalar sällan på grund av lathet, eftersom jag har energi och mental kraft att hantera det som kommer min väg. Uppgifter verkar lättare än de gjorde när min kost och mina motionsvanor var dåliga. Arbetsuppgifterna är desamma, men jag har blivit starkare.
4. Brist på motivation
Vi upplever alla tillfälliga lathet ibland, men om du lider av ständig brist på motivation och inte får något gjort - då är det dags för dig att släppa ditt omogna tankemönster, att omfamna livet som en mogen vuxen, och att upptäcka din mening med livet. Tills du identifierat vad som verkligen inspirerar dig kommer du aldrig i närheten av din potential, och din motivation kommer alltid att förbli låg.
Basera ditt arbete på ett inspirerande syfte, och du kommer att kraftigt minska din tendens att förhala saker automatiskt. Att hitta ditt syfte är ett kraftfullt sätt att motverka benägenheten att förhala eftersom du inte kommer att skjuta upp det du älskar att göra. Kronisk förhalning är faktiskt en stor varningsskylt som säger: "Du är på väg i fel riktning. Ta en annan väg!"
5. Brist på disciplin
Även när motivationen är hög kan du stöta på uppgifter som du inte vill utföra. I dessa situationer fungerar din självdisciplin som ett backupsystem. När du känner dig motiverad behöver du inte mycket disciplin, men den kommer väl till hands när du behöver för att få något gjort som du egentligen inte har lust att göra. Om din självdisciplin är svag kan dock förhalandet vara alltför frestande att motstå. Utveckla din självdisciplin och lär dig använda din viljestyrka smartare.
6. Dålig planering
Upplever du ibland att du underpresterar för att du försover dig, är för oorganiserad eller för att saker ”faller mellan stolarna”? Dåliga vanor som dessa leder ofta till förhalning- för det mesta oavsiktligt.
Lösningen i detta fall är att se en dålig vana som något som faktiskt skadar dig, och utforma en ny vana att byta ut den mot.
För uppgifter som du har skjutit upp ett tag rekommenderar jag att använda s.k. ”time boxing” för att komma igång. Det fungeras så här: Först väljer du ut en uppgift (eller deluppgift) som du kan arbeta med under en tidsperiod på 30 minuter. Välj sedan en belöning till dig själv som du får direkt efteråt. Belöningen får du för att helt enkelt sätta i gång och avsätta tiden, inte för själva prestationen. Exempel på belöning kan vara att titta på ditt favorit TV-program, se en film, njuta av en måltid eller ett mellanmål, gå ut med vänner, gå en promenad, eller gör något du tycker är kul. Eftersom den tid du kommer att arbeta på uppgiften är så kort, kommer det förestående nöjet att överskugga den jobbiga uppgiften. Oavsett hur obehaglig uppgiften är finns det nästan ingenting som du inte kan stå ut med under 30 minuter om du har en tillräckligt stor belöning som väntar på dig.
När du ”time boxar” dina uppgifter kan du upptäck att något mycket intressant inträffar. Du kommer förmodligen att upptäcka att du av bara farten fortsätter att arbeta mycket längre än de planerade 30 minuterna. Du kommer ofta att bli så engagerad i uppgiften, även om den är jobbig, så att du faktiskt vill fortsätta jobba på den. Innan du vet ordet av har du lagt flera timmar. Vissheten om din belöning är fortfarande kvar så att du vet att du kan njuta av den när du är redo att sluta med din uppgift. När du börjar vidta åtgärder skiftar fokus från oro över uppgiftens svårighetsgrad till att avsluta den aktuella delen av den uppgift som nu har din fulla uppmärksamhet.
När du bestämmer dig för att sluta arbeta kan du njuta av din belöning. Sedan schemalägger du en ny 30-minutersperiod för att arbeta vidare på uppgiften med en annan belöning. Detta hjälper dig att associera mer och mer glädje till uppgiften då du vet att du alltid kommer att belönas för dina ansträngningar. Att arbeta mot avlägsna och osäkra långsiktiga belöningar är inte alls lika motiverande som omedelbara kortsiktiga belöningar. Genom att belöna dig själv för att helt enkelt sätta i gång och avsätta tiden, i stället för några särskilda insatser, kommer du vara ivrig att återvända till arbetsuppgiften om och om igen, och du kommer till slut att bli klar med den.
7. Bristande färdigheter
Om du saknar tillräcklig kompetens för att utföra en uppgift med en rimlig nivå av kvalitet kan du förhala för att undvika ett misslyckande. Du har då tre tänkbara alternativ för att tackla detta: utbilda, delegera, eller eliminera.
Första alternativet är att du skaffar dig den kompetensnivå du behöver genom att läsa på och träna. Bara för att du inte kan göra något i dag betyder inte att du aldrig kommer att kunna göra det.
Ett andra alternativ är att delegera de uppgifter som du saknar förmågan att lösa. Det finns alldeles för många intressanta kunskaper för dig att bemästra, så du måste lita på andra för att få hjälp. Du kanske inte inser det, men du är redan en mästare på att delegera. Odlar du all din egen mat? Syr du dina egna kläder? Bygger du ditt eget hus? Chansen finns att du är beroende av andra för din överlevnad. Om du vill ha ett visst resultat, men inte vill skaffa dig de färdigheter som krävs för önskat resultat kan du faktiskt ta hjälp av andra.
Ett tredje alternativ kan vara att du drar slutsatsen att resultatet av uppgiften inte är viktigt nog för att motivera insatserna som krävs för utbildning eller delegering. I detta fall är förstås det smartaste valet att eliminera uppgiften. Ibland kan förhalning vara ett tecken på att en uppgift inte behöver göras över huvud taget.
8. Perfektionism
En vanlig form av felaktigt tänkande som leder till förhalning är perfektionism. Att tro att du måste uppnå ett perfekt resultat skapar stress. Du riskerar att associera uppgif§1ten med stress och därmed undvika den. Du skjuter upp uppgiften till sista möjliga minuten då du slutligen har en väg ut ur fällan - nu finns det inte tillräckligt med tid för att göra jobbet perfekt, så du kan nu skylla på att du inte kunde utföra uppgiften perfekt eftersom du inte hade tillräckligt med tid. Om du inte har någon specifik deadline för en uppgift kan perfektionism leda till att du förhalar på obestämd tid.
Lösningen på perfektionism är att ge dig själv tillåtelse att vara människa. Har du någonsin använt ett datorprogram som du anser vara perfekt på alla sätt? Jag tvivlar på det. Inse att ett ofullkomligt arbete som slutförts idag oftast är bättre än det perfekta jobbet som försenas på obestämd tid.
Perfektionism uppstår också när du tänker på ett projekt som en gigantisk helhet. Ersätt det ”stora perfekta projektet” du föreställer dig mot ett första steg på vägen som inte behöver vara perfekt. Ditt första utkast kan vara mycket, mycket grovt. Du har friheten att ändra det senare. Om du t.ex. vill skriva en artikel på 5000 ord, begränsa ditt första utkast till bara 100 ord om det hjälper dig att komma igång.
Några av dessa tips kan vara utmanande att genomföra, men de är effektiva. Om du verkligen vill tämja förhalningsodjuret behöver du något starkare än en snabblösning. Detta problem försvinner inte på egen hand. Du måste ta initiativet. Att ta itu med detta problem ger en enorm personlig utveckling. Du kommer att bli starkare, modigare, mer disciplinerad, mer drivande, och mer fokuserad!
